La operación de muchas PyMES depende cada día en mayor medida del empleo de un equipo de cómputo que con el paso del tiempo ha cambiado su papel: de ser una herramienta en la que se ejecutaban tareas secundarias soportadas por algunos cuantos programas, a una en la que se concentra parte fundamental de las actividades de la empresa para garantizar tanto su operación interna como su relación con clientes y suentorno de negocios.
Es posible decir que la computadora dentro de una PYME ahora es un importante activo para su desarrollo y cuya ausencia es determinante para su sobrevivencia, y más aún para aquellos negocios que están en proceso de crecimiento. Sin embargo, la realidad muestra que si bien muchas ya cuentan con este tipo de tecnología, su evolución no va a la par de su desarrollo como empresa.
Ejemplo de ello es que muchas PyMEs que están creciendo continúan utilizando una computadora de escritorio con la que satisfacían sus actividades del pasado y que, para satisfacer la demanda presente, le incorporan nuevas y diferentes funciones para las que originalmente era empleada, esto con la idea de reducir costos, dejando de lado opciones que se ajustan a sus nuevas necesidades, o bien por falta de conocimiento de nuevas tecnologías.
En la mayoría de los casos, conforme se requiera, se le agrega mayor capacidad de memoria, ampliación de espacio para almacenamiento, actualizaciones de sistema operativo, y quizá algún componente de seguridad, “robusteciendo” con ello sus capacidades para la que fue diseñada. A este tipo de equipos se les conoce de manera informal como “computadora con esteroides”, pues fueron “inyectadas” funciones que si bien puede ejecutar, el equipo no fue diseñado para esto, con lo que su seguridad y eficiencia se ve comprometida, y con ello, las posibilidades de sufrir interrupciones en su operación se incrementan de forma exponencial.
Frente a este panorama, una PyME que cuenta con una “computadora con esteroides” y que está considerando la mejor manera de mantener la línea de crecimiento de su empresa, debe pensar más allá y considerar la incorporación de un servidor que le permita soportar las nuevas exigencias de su negocio. Pero, ¿cómo saber si un servidor es adecuado para la empresa?
Primero: es necesario eliminar el mito que los servidores son sólo para grandes empresas y que su costo de administración es elevado; actualmente existen soluciones para PyMES cuyos costos son accesibles, y que incluyen esquemas asequibles para su administración a precios que no comprometen su presupuesto.
Segundo: para determinar si una pequeña empresa está lista para un servidor, es necesario identificar las limitaciones de TI que está experimentando actualmente o bien verificar la imposibilidad de hacer cualquiera de las siguientes cosas que eventualmente podrían llevarle a una potencial pérdida de ingresos. Para ello hay que preguntarse si una PyME necesita:
- ¿Establecer un medio eficiente y confiable para que múltiples computadoras accedan a información o aplicativos?
- ¿Poner a disposición el acceso inmediato y protegido a los archivos de la empresa fuera de la oficina?
- ¿Compartir equipos, tales como impresoras y scanners?
- ¿Proteger los datos de su negocio y accesos a la red contra usuarios no autorizados y virus?
- ¿Proteger los datos con respaldos realizados de forma regular?
- ¿Hospedar su propio sitio web y sistema de e-mail?
- ¿Implantar aplicativos más avanzados, como CRM, planificación de recursos empresariales ERP (enterprise resource planning ), inteligencia de negocios o soluciones de comercio electrónico?
- ¿Utilizar herramientas de mensajes y colaboración para comunicarse de manera más eficaz con clientes, empleados y proveedores?
Si se eligen más de dos opciones, un servidor es la solución que le ayudará a mejorar su empresa y contar con herramientas adecuadas que le permitan alcanzar sus objetivos de negocio.
Tercero: una vez que se detectó que un servidor es la respuesta a sus necesidades tecnológicas, hay que definir el tipo idóneo, el cual puede variar según el perfil de la empresa. Por lo que se recomienda contactar a un asesor tecnológico para establecer el tipo de servidor.
Cuarto: si aún duda sobre los beneficios o posibilidades de adquirir un servidor para soportar su crecimiento. Conozca los siguientes beneficios:
• Almacenar toda tipo de información, aplicativos y herramientas de la empresa de manera centralizada, con lo que sus empleados podrán encontrar lo que necesitan ya que podrán acceder a archivos simultáneamente y con seguridad, cuando están en la oficina o fuera de ella. Adicional a ello, será sencillo compartir recursos, como por ejemplo, impresoras.
• Prevenir pérdidas de datos importantes y tiempo inactivo que pueden incapacitar la operación de su empresa, ya que incorporan recursos técnicos robustos tales como mayor tiempo operacional disponible, más memoria y respaldos seguros. También permiten que las empresas implanten recursos de seguridad tales como un firewall para ayudar en la protección contra virus y mantener la empresa de acuerdo con las leyes de privacidad.
• Contar con más poder de procesamiento que con una computadora de escritorio, permitiéndoles hospedar fácilmente un sitio web o servidor de correo electrónico. También podrán soportar aplicativos más sofisticados, tales como CRM (customer relationship management), y análisis de bases de datos, lo que le permitirá automatizar funciones de su empresa haciéndola más eficiente.
En resumen, si su empresa está en crecimiento y busca nuevas herramientas para seguir por este camino, un servidor le brindará múltiples beneficios, entre los que encontrará: aumento de productividad y competitividad con relación a las grandes empresas, mejora en el acceso a la información y gestión administrativa y de productos, así como eficiencia en control de calidad, facilidad para la colaboración con otras empresas, ingreso a economías de escala, y capacidad para lograr nuevas oportunidades comerciales.
