GFI | Primera Parte

¿Qué es GFI MailArchiver?
GFI MailArchiver for Exchange es una solución de archivo de correo
fácil de utilizar que le permite archivar todo el correo interno y externo
en una base de datos SQL. Ahora puede cumplir fácilmente los
requerimientos regulatorios (como la Ley Sarbanes-Oxley) y
proporcionar a los usuarios un acceso sencillo y centralizado al correo
antiguo mediante un interfaz basado en web.

Características
Sin cambios en el sistema de correo de Exchange
GFI MailArchiver for Exchange aprovecha la característica de diario
de Exchange Server, proporcionando una escalabilidad y fiabilidad sin
paralelo. Otras soluciones de archivo de correo lo reemplazan con un
enlace a su base de datos - esto puede ser origen de fallos y hacer
caer todo su sistema de correo. GFI MailArchiver funciona en paralelo
y no toca la forma de trabajo de Exchange.
Reduce la administración almacenando el correo en una
base de datos SQL
Como el correo se almacena en una base de datos SQL estándar, es
fácil hacer copia y restaurar; no se necesitan herramientas especiales
de copia para Exchange.
Reduce los requerimientos de almacenamiento de correo
GFI MailArchiver comprime y descomprime los adjuntos al vuelo, lo
cual supone considerables ahorros en términos de almacenamiento
en comparación a mantener los adjuntos en los almacenes de
Exchange. Además, almacenar el correo en SQL Server es mucho
más eficiente con el espacio que almacenarlo en archivos PST. Aún
más, hay más herramientas y características de compresión y copia
disponibles para SQL Server que para Exchange.
Incrementa el rendimiento de Exchange
Si está almacenando todo el correo de su empresa en Exchange
Server, el rendimiento comenzará a disminuir a lo largo del tiempo.
Mover el correo antiguo a una base de datos SQL Server mantendrá
sus almacenes de información compactos y elevado el rendimiento de
Exchange.
Opcionalmente excluya el correo de usuarios concretos
Si es necesario, puede instruir a GFI MailArchiver for Exchange para
ignorar el correo a y de usuarios concretos.

Fácil aplicación de las políticas de correo de la empresa
Tener un almacén central de correo, le permite buscar fácilmente el
correo empresarial por un texto concreto y forzar cualquier política de
correo empresarial de que disponga.
Acaba con la maldición de los PST
Utilizar GFI MailArchiver for Exchange elimina la necesidad de los
usuarios de archivar su correo en archivos PST en los discos duros
locales. Estos archivos PST terminan siendo muy grandes y es difícil
hacer copiar y buscar en ellos. Muchos usuarios no saben cómo
organizar sus archivos PST apropiadamente. Con GFI MailArchiver,
los usuarios pueden utilizar el interfaz web de búsqueda y recuperar
correo antiguo de la base de datos SQL, en lugar de escarbar en un
almacén de archivos PST en disco para encontrar un correo concreto.
Cumplir con la Ley Sarbanes-Oxley
Bajo la Ley Sarbanes-Oxley 2002 y las reglas de la Security and
Exchange Commision (SEC), las empresas públicas deben demostrar
que sus controles internos y trazamientos son sólidos y que sus
procesos son capaces de producir datos correctos certificablemente.
Las empresas deben retener toda la correspondencia creada, enviada
o recibida “en conexión con un auditor o revisor” de una empresa
pública por un período de siete años, durante cuyo tiempo los
registros deben ser no borrables y no reescribibles. Esto incluye
cualquier “registro electrónico” como el correo, particularmente los
relativos a sujetos, departamentos o individuos envueltos en procesos
de auditoría. El incumplimiento es un crimen, castigable hasta con 10
años de cárcel.

¿Cómo funciona GFI MailArchiver?
GFI MailArchiver for Exchange aprovecha la característica de diario
de Exchange Server 2000/2003 y por lo tanto proporciona una
escalabilidad y fiabilidad incomparable a un coste competitivo.
Exchange Server registra en un diario todo el correo destinado a un
buzón o carpeta pública concreto, tras lo cual GFI MailArchiver
recupera el correo, comprime los adjuntos y los archiva en Microsoft
SQL Server.

GFI MailArchiver se instala como un directorio virtual en IIS y puede
ser accedido con un navegador web desde cualquier lugar de la red.
Simplemente abra Internet Explorer y escriba
http:///MailArchiver en la barra de dirección.
La configuración de GFI MailArchiver consta de las siguientes
secciones:
• General
• Base de datos
• Almacenes Exchange
• Excluir
• Licencia

El interfaz de búsqueda es un característica fácil de utilizar y rápida
que los usuarios pueden utilizar para poder encontrar su correo.

Instalar GFI MailArchiver

Requerimientos de sistema de GFI MailArchiver
• Windows 2000/2003 Server o Advanced Server.
• Microsoft Exchange Server 2000/2003. (El producto se instala en el
equipo Exchange Server)
• .NET Framework 1.1 instalado (incluido por defecto con 2003)
• Microsoft IIS HTTP Web Server instalado y en funcionamiento.
• Asegure que ASP.NET ha sido registrado con IIS:
1. Abra una ventana de comandos.
2. Vaya a \Microsoft.NET\Framework\\
3. Escriba el comando ‘aspnet_regiis.exe –I’ y pulse enter.
• MS SQL Server 2000 (opcional pero recomendado).
• Habilite Envelop Journaling (opcional pero recomendado)

Preparar su Exchange Server
Antes de proceder a instalar GFI MailArchiver, necesitará preparar su
Exchange Server haciendo lo siguiente:
1. Cree un buzón en el que se archivará todo el correo. Haga esto
agregando un nuevo usuario en la consola de Usuarios y Equipos del
Directorio Activo. Proporcione al buzón un nombre relevante como
“archivo”.
2. Abra el Administrador del Sistema Exchange y navegue al nodo
Almacén del Buzón expandiendo Servidores > nombre_de_servidor >
Grupo de Almacenamiento > Almacén del Buzón. Haga clic con el
botón derecho y seleccione Propiedades.

3. En el diálogo propiedades vaya a la etiqueta General y habilite
"Archive all messages sent and received by mailboxes on this store".

 

4. Haga clic en el botón Browse localizado a la derecha de la casilla
Archive. Esto mostrará el diálogo de Selección de Destinatario.
Escriba el nombre del buzón creado anteriormente. También puede
archivar el correo en una carpeta pública. Si desea hacerlo escriba el
nombre de una carpeta pública en el diálogo Selección de
Destinatario. Haga clic en Aceptar.

 

 5. Cierre las propiedades del Almacén del Buzón y el Administrador
del Sistema Exchange.
Su equipo ya está listo para ser utilizado con GFI MailArchiver.

Preparar el servidor SQL
Puede utilizar GFI MailArchiver con Microsoft Access (por ejemplo
para evaluar como funciona), sin embargo para su uso en producción
debe utilizar Microsoft SQL Server 2000. Antes de instalar GFI
MailArchiver debe crear una base de datos en su servidor SQL para
trabajar con GFI MailArchiver, así como habilitar la indización para
búsqueda a texto completo. Esto es necesario si quiere buscar
palabras en el cuerpo del correo.
NOTA: GFI MailArchiver 2 funciona sólo con Microsoft SQL Server
2000.
Instalar y habilitar ‘Búsqueda a texto completo’
Para poder buscar texto en el cuerpo, GFI MailArchiver necesita que
se instale el componente ‘Búsqueda a Texto Completo’. Sólo si
detecta la presencia del módulo, GFI MailArchiver indexará el correo.
Buscar en el cuerpo del correo SOLO se soporta si utiliza Microsoft
SQL Server.
1. Inicie la instalación de SQL Server, escoja la opción de instalación
'Actualizar, eliminar o agregar componentes a una instancia existente
de SQL Server' y pulse Siguiente.

2. En el diálogo ‘Agregar componentes a su instalación existente’,
seleccione la opción 'Agregar componentes...' y pulse Siguiente.

3. En el siguiente diálogo haga clic en ‘Componente de Servidor’ en la
lista 'Componentes:’ y marque el elemento ‘Búsqueda a Texto
Completo' en la lista 'Sub-Componentes:'. Haga clic en Next para
instalar.
 

Crear la base de datos
1. Abra el ‘Administrador Corporativo’ de SQL Server (Inicio >
Programas > Microsoft SQL Server > Administrador Corporativo) y
vaya al Servidor SQL en el que se creará la base de datos.

2. Haga clic con el botón derecho sobre el nodo 'Bases de Datos' y
seleccione la opción 'Nueva Base de Datos...'
3. Especifique el nombre de la base de datos en el diálogo que
aparece (por ejemplo ‘ArchivoDeCorreo’) y haga clic en Aceptar

5. En el diálogo haga clic en la lista desplegable ‘Inicio de sesión:’ y
seleccione el elemento ‘’.

 6. Se abre un nuevo diálogo. Escriba el nombre de inicio de sesión
(por ejemplo ‘UsuarioArchivo’) en el cuadro de edición 'Nombre:'. En
la sección ‘Autentificación’ seleccione ‘Autentificación de SQL Server’
y escriba una contraseña en el campo.
7. Ahora seleccione en la lista 'Base de datos:' la base de datos que
creó y cambie a la etiqueta 'Acceso a la Base de Datos'
8. Marque la casilla junto a la Base de Datos que creó.

 

9. En la segunda sección del diálogo (Funciones de Base de Datos)
asegúrese de marcar la función 'db_owner'.
10. Haga clic en Aceptar para guardar y abandonar el diálogo
(aparecerá un diálogo para confirmar la contraseña que haya creado
para el usuario).

Habilitar Envelope Journaling (opcional)
Para poder archivar toda la información de entrega del correo como
SMTP MAIL FROM, lista de destinatarios, destinatarios con copia
oculta, etc, tiene que habilitar Envelope Journaling en su Exchange
Server.
Para más información sobre Envelope Journaling por favor visite este
artículo de la Base de Conocimientos de Microsoft:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;843105.
Esto es opcional. Si Envelope Journaling no está habilitado, GFI
MailArchiver continuará archivando todo el correo. Puede omitir
este paso si no quiere que se archive la información de cabecera
del correo.
Para habilitar Envelope Journaling puede utilizar Exejcfg o el editor
ADSI.
Utilizar la herramienta Exejcfg.exe
Puede descargar la herramienta exejcfg.exe del sitio web de Microsoft.
Vaya a la página de búsqueda de Microsoft y escriba el nombre para
encontrar la ubicación. Una vez haya lo descargado y descomprimido
en un directorio:
1. Abra la ventana de comandos

2. Navegue al directorio en el que descomprimió la herramienta
3. Escriba exejcfg –e y presione Enter para habilitar Envelope
Journaling
Nota: exejcfg –d deshabilita Envelope Journaling para esa
organización
Utilizar el editor ADSI
También puede utilizar el editor ADSI (ADSIEdit.msc – Interfaz de
Servicios de Directorio Activo) para habilitar Envelope Journaling.
Esta herramienta se puede encontrar en las herramientas de soporte
de Windows Server 2003 y en el kit de recursos de Windows 2000
Server. Para hacerlo, siga estos pasos:
1. Abra la consola ADSIEdit.msc
2. Expanda Configuration Container > CN=Services > CN=Microsoft
Exchange, haga clic con el botón derecho sobre el nodo
CN= y haga clic en Properties para abrir el
diálogo de propiedades